HRMS merupakan singkatan dari Human Resource Management System (Sistem Manajemen Sumber Daya Manusia). HRMS adalah perangkat lunak aplikasi atau platform yang membantu organisasi mengelola berbagai tugas dan proses terkait SDM secara efisien. HRMS terkadang digunakan secara bergantian dengan HRIS (Human Resource Information System) atau HCM (Human Capital Management).

HRMS biasanya mencakup kombinasi fitur dan fungsi untuk mendukung proses SDM, pengelolaan data karyawan, dan administrasi ketenagakerjaan. Berikut adalah beberapa fitur umum dari HRMS:

  • Manajemen Data Karyawan: HRMS menyediakan basis data terpusat untuk menyimpan dan mengelola informasi karyawan, termasuk detail pribadi, riwayat pekerjaan, tunjangan, evaluasi kinerja, dan catatan pelatihan.
  • Manajemen Penggajian: Sistem HRMS sering kali mencakup kemampuan pemrosesan gaji, memungkinkan organisasi untuk menghitung dan mengelola kompensasi karyawan, potongan, pemotongan pajak, dan menghasilkan gaji atau setoran langsung.
  • Tracking Waktu dan Kehadiran: HRMS dapat melacak dan mengelola kehadiran karyawan, termasuk jam masuk/jam keluar, permintaan cuti, akumulasi cuti, dan pengelolaan timesheet.
  • Rekrutmen dan Tracking Pelamar: Sistem HRMS mungkin menyertakan fitur untuk mengelola proses rekrutmen, termasuk posting pekerjaan, pelacakan pelamar, penyaringan resume, penjadwalan wawancara, dan onboarding.
  • Manajemen Kinerja: HRMS dapat memfasilitasi proses penilaian kinerja, menetapkan sasaran kinerja, memantau kemajuan, dan melakukan tinjauan kinerja.
  • Pelatihan dan Pengembangan: HRMS mungkin menawarkan fitur manajemen pelatihan, termasuk tracking kebutuhan pelatihan karyawan, menjadwalkan program pelatihan, mengelola pendaftaran kursus, dan tracking penyelesaian.
  • Administrasi Tunjangan: Sistem HRMS dapat membantu dalam mengelola program tunjangan karyawan, seperti asuransi kesehatan, program pensiun, dan tunjangan karyawan lainnya.
  • Report dan Analisis: HRMS sering kali menyediakan kemampuan report dan analisis untuk menghasilkan laporan terkait SDM, metrik, dan wawasan untuk pengambilan keputusan dan tujuan kepatuhan.
  • Portal Swalayan: Banyak platform HRMS menawarkan portal swalayan, yang memungkinkan karyawan untuk mengakses dan memperbarui informasi pribadi mereka, melihat slip gaji, meminta cuti, dan berpartisipasi dalam proses terkait SDM.
  • Kepatuhan dan Persyaratan Hukum: Sistem HRMS dapat menggabungkan fitur untuk memastikan kepatuhan dengan undang-undang ketenagakerjaan, peraturan privasi data, dan persyaratan hukum terkait SDM lainnya.

Dengan menerapkan HRMS, organisasi dapat memperampingkan proses SDM, meningkatkan keakuratan data, meningkatkan kemampuan swalayan karyawan, dan mengoptimalkan pengelolaan tenaga kerja. Ini memungkinkan profesional SDM untuk fokus pada inisiatif strategis dan berkontribusi pada efisiensi organisasi secara keseluruhan dan kepuasan karyawan.